I TimeWave finns en bra överblick i vår reskontran där det framgår både obetalda fakturor från kunden samt obetald skattereduktion. Egentligen passerar skattereduktionen flera steg: 1. Av kunden obetald faktura, går ej att begära, 2. Betald faktura men ej begärd, 3. Begärd men obetald, och 4. Betald. Allt detta framgår på ett överskådligt sätt.
Den rapport som de behöver är det vi kallar för fakturajournal. Denna innehåller även en summering per försäljningskonto (exempelvis 3010) så det är mycket enkelt och snabbt att mata in i deras bokföringssystem.
Rut hanteras fullt ut genom hela systemet med automatik. Om en tjänst (artikel, produkt) specificeras som rut-tjänst så hanteras detta med automatik på fakturorna, och vid fakturering av Rut-tjänst påförs automatiskt er Rut-text på fakturan. Rut-filer genereras mycket enkelt när fakturor blir betalda och hanteringen mot Skv sker smidigt via filuppladdning och likaså kan utbetalningar enkelt hanteras i TimeWave för ett uppdaterat Rut-reskontra.
Till en kund kan ni koppla flera kontaktpersoner och ställa in hur skattereduktionen ska fördelas. När ni sedan får fakturan betald så bildar TimeWave automatiskt skattereduktionsunderlaget och splittar i detta fall upp beloppet på flera personer. Dessutom kontrolleras att det finns personnummer och annan nödvändig information (t.ex fastighetsbeteckning för Rot-avdrag) innan det skapas en fil för uppladdning till Skatteverket.
Ja, absolut. Ni ställer själva in i TimeWave vilka tjänster som innehåller Rut- respektive Rot-avdrag (eller inte alls) och detta håller systemet reda på igenom hela processen och hjälper till att föreslå korrekt skattereduktion vid fakturering. Man kan också själv ändra på beloppet om man inte håller med om systemets förslag.
Ja, i TimeWave finns en unikt framtagen inbyggd timbank som flera av våra befintliga kunder använder och som är mycket uppskattad.
Läs mer om timbank »
En av huvudfördelarna med Timewave är att det är byggt utifrån hela den affärsprocess som tjänsteföretag med personal ute på fältet har. I och med det förlorar man inte tid (och pengar) när information skall överföras från ett system till ett annat. T.ex. så kan faktureringsprocessen ofta radikal effektiviseras i TimeWave där fakturering av hundratals kunder kan ske på några minuter. Allt tack vare att fakturorna genereras utifrån vad som faktiskt utförts hos kund, och att dessa bokningar sedan har godkänts av både anställda och administratörer via smidiga gränssnitt. Med automatiskt kundreskontra (där vi hämtar information om betalningar till ert Bankgiro och kopplar dessa till fakturor i TimeWave) så sparas ytterligare mycket tid.
1. Anställda, kunder & tjänster
Full kontroll på anställda och kunder. Tjänster definieras denna utifrån t.ex. hur den skall faktureras (t.ex. kr/timme eller kr/styck), dess pris, om den berättigar till Rut m.m. Dessa inställningar på tjänst slår igenom senare i systemet, t.ex. när fakturor skapas.
2. Arbetsorder – systemets hjärta
När ett uppdrag, enstaka eller återkommande, skall schemaläggas för kund börjar man med att skapa en arbetsorder. Till denna kopplar man aktuell kund och sedan via arbetsorderrad (arbetsorderrader) aktuell tjänst. I arbetsorderaden specificeras om tjänsten är enstaka eller återkommande, intervall, klockslag. Till arbetsorderraden kopplas anställd, eller anställda. Bokningar skapas i schemat per automatik utifrån arbetsordern. Att för en kund schemalägga t.ex. ”Hemstäd” varje vecka på måndagar 8-10 ett år framåt för fru Karlsson görs med ”ett klick”.
3. Schema
Schemat genereras utifrån liggande arbetsordrar. I schema kan bokningar enkelt justeras, flyttas, avbokas m.m. Schemat kan kommuniceras till anställda via e-post, utskrift eller via TimeWave Mobile.
4. Tidrapport
Vartefter schemalagda bokningar utförs godkänns dessa först av anställda direkt på fältet (via TimeWave Mobile) och administratör. Här kan administratör se huruvida bokningarna blivit godkända av de anställda och om de anställda registrerat avvikelser. Anställdas schemalagda bokningar (efter ev. korrigeringar vid tidrapportering) ligger till grund för löneunderlag.
5. Skapa fakturor
Fakturering sker av faktiskt utförda bokningar. För optimal processes tillses via systeminställningarna att enbart bokningar godkända av administratör kan faktureras. Fakturans utfall beror på hur utförd tjänst är definierad, omfattning samt kundinställningar. Om processen att anställda och sedan administratörer godkänner utförda bokningar har följts kan en mycket stor mängd fakturor skapas inom loppet av några minuter.
6. Skicka fakturor
Vid fakturering skickas fakturorna per automatik till kunderna med valt betalsätt, dvs ingen hänsyn behöver här tas till huruvida vissa kunder har e-postfaktura, autogiro, e-faktura eller annat betalsätt.
7. Betalningar
Betalningar kopplas till fakturor, manuellt eller automatiskt via funktionen (BG-inebetalningar).
8. Begära Rut/rot från Skatteverket
Betalda fakturor genererar automatiskt underlag för fil Rut- rotbegäran till Skatteverket.
I vår tillvalsapplikation TimeWave Mobil kan era anställda med personlig inloggning se sitt schema och information om den aktuella bokningen (gäller både kunden och uppdragsbeskrivning) och kan godkänna bokningar, rapportera avvikelser och även mata in om de är sjuka eller när de vill vara lediga.
Ja, TimeWave hanterar OCR-nummer i den inbyggda faktureringsmodulen och det rekommenderar vi eftersom ni i och med det slipper få in bristfällig eller felaktig betalningsinformation från era kunder. I korthet innebär OCR-nummer att det finns en inbyggd kontrollsiffra som internetbankerna stämmer av när kunden ska betala er faktura. Stämmer inte numret så släpps inte betalningen igenom. (Detta gäller om inställningen har s.k. ”hård kontroll”. I en övergångsfas kan ni ha ”mjuk kontroll” eftersom det kommer att finnas gamla obetalda fakturor och dessa då släpps igenom.) Vanligast är att ni går över till OCR-nummer samtidigt som ni väljer tillvalet BG-inbetalningar vilket innebär att TimeWave automatiskt hämtar betalningarna från ert BG-nummer direkt från BGC, Bankgirocentralen, och prickar av era fakturor.
Ja, i TimeWave ingår utskick av faktura via e-post i grundpriset (och även vanlig pappersfaktura).
Nej, e-postfaktura är inte samma sak som e-faktura. Faktura via e-post betyder att fakturan skickas som en pdf-fil i ett e-postmeddelande. E-faktura innebär att fakturan skickas via fil till slutkundens internetbank och läggs upp där för betalning. TimeWave erbjuder också autogiro och e-print som alternativ. Läs mer om för- och nackdelar om detta på sidan Fakturering.