TimeWaves arbetsprocess i korthet

Gäller förutsatt att du lagt in grunduppgifter som anställda, kunder, tjänster mm i systemet. Läs mer här.

1. Lägg upp en arbetsorder
Gå till: ”Försäljning” – ”Arbetsordrar”

Följ punkterna 1-6 på sidan. Välj kund, skapa arbetsorderrader (enstaka eller återkommande), lägg till ev. material, interna anteckningar och anställd/a om du vet redan nu (annars kan du vänta med detta till schemaläggningen). Under punkt 5 ges kostnadsförslag som kan skickas som offert till kund.

Obs! Tids- och datumangivelser i AO:n är preliminära. Fakturagrundande uppgifter baseras på utförd bokning.

När AO:n är klar, sätt status i ”Beställd” för att bokningarna ska dyka upp i schemaläggningen.

2. Schemalägg bokningar
Gå till: ”Anställda” – ”Schemaläggning”

Ta fram de bokningar som är redo att schemaläggas via knappen ”Visa/göm arbetsordrar som behöver schemaläggas”. Välj här anställd/a om du inte gjort det i tidigare.

Filtrera fram önskad schemavy via anställd, område, datum, intervall mm. Klicka på ”Filtrera schema”.

I schemat kan även snabbokningar göras (via gröna krysset), dessa indikerar endast upptagen tid för den anställde, dvs är varken löne- eller fakturagrundande.

3. Skicka schema till anställd/a
Gå till: ”Meddelanden”

Välj anställd, period och skriv ev. in en anteckning. Markera kryssrutorna till vänster för att få med ytterligare information i meddelandet.

Meddelandet skickas antingen via e-post eller skrivs ut på din skrivare (se knapparna). Vid e-postskick, se till att dina anställda alltid har en fungerande e-postadress.

För att kontrollera e-post som returnerats efter utskick, gå till ”Meddelanden” – ”E-poststudsar”.

4. Godkänn fakturarader och skapa fakturor
Gå till: ”Försäljning” – ”Fakturarapport”

Alla genomförda bokningar läggs automatisk i kö för godkännade innan de kan bli fakturaunderlag. För att godkänna dessa, klicka på länken ”Visa/göm fakturerbara bokningar”. Underlagen tas fram i batchar om max 50 st åt gången.

Aktuella fakturaunderlag visas kund för kund i en lista under ”gröna rutan”. Växla kund genom att klicka på framåt- och bakåt-pilarna i gula rutan.

Varje rad som godkänns via länken ”Godkänn” till höger i listan som visar fakturarader att godkänna hamnar i ”gröna rutan”, som är en förhandstitt på den information som kommer att hamna på blivande faktura.

Man kan alltså lägga till flera olika fakturarader till blivande faktura om man vill, t.ex. om en kund haft flera städtillfällen under samma fakturaperiod (vanligtvis en månad).

Om man råkat godkänna en fakturarad felaktigt kan man ”skicka tillbaka” den från gröna rutan till listan igen, via blå pilen ”Ångra fakturarad”. Här finns även möjlighet att göra ändringar i fakturaraden, via redigeringssymbolen lilla pennan.

”Gröna rutan” visar alltså vad som i nästa steg kommer med på fakturan. När du är nöjd med innehållet, klicka på knappen ”Skapa faktura”. Obs! Detta steg kan inte ångras, blir fakturan fel måste man senare göra en kreditfaktura och skapa en ny faktura.

5. Skicka fakturor
Gå till: ”Försäljning” – ”Fakturor”

Alla skapade fakturor lagras här i batchar beroende på hur de ska skickas vidare till kund; via utskrift, e-post, e-faktura, autogiro, falk-fil mm (detta ställs in på respektive kundsida via knappen ”Ändra uppgifter”). Varje batch (= bunt) innehåller max 50 poster.

När du klickar på ”Skicka batch” går vald bunt iväg i vald riktning. En journal sparas automatiskt under fliken ”Rapporter”.

6. Skicka fakturapåminnelser
Gå till: ”Försäljning” – ”Påminnelser”

xxxxxxxxxxxx

7. Inbetalningar/hantera fakturor
Gå till: ”Försäljning” – ”Bank/avprickning”

På sidan Bank/avprickning ligger alla fakturor, både obetalda och betalda. Filtrera fram önskat sökresultat.

Har ni tillvalet BGC-koppling i TW prickas era inbetalningar av automatiskt mot registrerad faktura. Har ni inte detta tillval prickar ni av manuellt via att markera raden, gå till scrollistan ovanför listan och där välja ”Betald”. Raden i listan kommer då att visas i grönt.

Radernas färger betyder:
Varannan grå/vit = ej registrerad som betald/obetald än.
Grön = betald.
Röd = ej betald.
Blå = krediterad.

Så snart en faktura är markerad som betald går ev. skattereduktionsunderlag automatiskt iväg till sidan ”Skattereduktion”.

8. Hantera skattereduktion
Gå till: ”Skattereduktion”

Alla skattereduktionsunderlag läggs i en lista redo att godkännas. Godkänn genom att markera raderna i kryssrutan till vänster (håll nere shift-tangenten för att markera flera) och klicka sedan på knappen ”Godkänn markerade” längst ner.

Obs! Skapa max 100 poster i samma fil. Annars går den ej igenom hos SKV.

Godkända rader visas under rubriken ”Godkända skattereduktionsrader redo att skickas” längst ner på sidan. Det finns fortfarande möjlighet att ändra skattefordran, t.ex. vid flera skattepersoner inom samma hushåll, via redigeringssymbolen lilla pennan.

När du vill skapa en skattereduktionsfil (på max 100 poster alltså), klicka på knappen ”Skapa importfil till Skatteverket”, alla valda poster hamnar då i samma fil. Spara filen lokalt på din egen dator (filen heter typ ”rut1104001XXX.xml”) och ladda sedan upp den på Skatteverkets hemsida.

9. Kontrollera Rut-/Rotinbetalningar
Gå till: ”Skattereduktion” – ”Avprickning”

Filtrera fram önskat resultat. T.ex. alla inbetalda fram till visst datum: Välj frågemall ”Ingen, använd filtrering” – Välj ”till datum” dagens datum – Välj typ ”Betalda” – Filtera.

10. Löneunderlag
Gå till: ”Anställda” – ”Löneunderlag”

Alla tjänster av typ ”löneunderlag” eller ”faktura och löneunderlag” och där bokning är utförd (= datum passerat), genererar automatiskt antal utförda timmar till aktuell anställds löneunderlag.

Underlagen kan enkelt tas fram via att filtrera på anställd + aktuell tidsperiod. Klicka på ”pil upp – pil ner”-symbolen till vänster om anställd i listan för att se en lista med mer detaljerad information. Plustid anges i grönmarkerad stil.

Obs! TW producerar en lista på antal utförda timmar samt uppgifter om anställd/timlön mm, men är ej ett lönehanteringssystem. Möjlighet till utskrift av löneunderlag finns via knappen ”Exportera till Excel”.

11. Bokföringsunderlag
Gå till: ”Försäljning” – ”Bank/avprickning”

xxxxxxxxx

12. Statistik
Gå till: ”Försäljning” – ”Statistik”

Filtrera fram olika slags försäljningsstatistik. Klicka sen på knappen ”Visa diagram”.

Tömma cacheminnet i Firefox

I samband med uppgraderingar av TimeWave är det tillämpligt att samtidigt tömma cacheminnet i sin webbläsare. Detta för att fräscha upp gamla, sparade sökvägar till sidorna.

Har du PC, gör så här: xxxx

Har du Mac, gör så här: xxxx

Lägga upp grunduppgifter i TW

På sidan ”Inställningar” – ”Tjänster” lägger ni in er grunddata. Det är särskilt viktigt att lägga in tjänsternas kostnadstyp korrekt, dvs om de ska vara både faktura- och lönegrundande eller antingen eller.

Avgifter: ställ in dröjsmålsränta mm för fakturering.

Företagsuppgifter. Obs! Klicka på den lilla kartsymbolen så blir er adress översatt till en Google-position och sidan ”Karta” fungerar. (Gör samma sak även för era Kunder och Anställda).

Bokföringskonton: lägg in era försäljningskonton.

Tjänstekategorier, Tjänster och Material/Produkter: dessa kan delas in i övergripande kategorier.

Angående tjänster: definiera era Tjänster genom att bestämma Namn, Kategori, Rut/Rot, Tjänstetyp (dvs om den ska påverka faktura och/eller löneunderlag, om man väljer ”Ej faktura” syns de i schemat men påverkar ej fakturan), Tjänst/Material, Enhet (per timme, styck etc), Pris, Momssats, Bokföringskonto, Timpott eller ej.

Områden: definiera t ex geografiska områden dit anställda och kunder kan knytas och sorteras vid filtrering i schema, vid val av kunder mm.

Mallar: om ni har beställt hantering av bankgiroinbetalningar ställer vi in fakturamallen till OCR, annars ska denna vara inställd på ”Mall med fakturanummer”.

Text på fakturan: Ni bestämmer själva vilka generella texter som ska på fakturan. Rut- och Rot-texterna skrivs bara ut om det finns med en Rut- eller Rot-tjänst i fakturan.

Ni behöver även lägga till följande data:

Kunder: välj att lägga in dem manuellt eller leverera er kundlista till oss enligt bifogat excel-dokument så kan vi importera den direkt. (Var noga med att ange korrekt personnummer och giltig e-postadress).

Anställda: läggs in manuellt.

Hantering av påminnelser

1. Skapa påminnelser på sidan Bank/avprickning. Filtering: Frågemall – ”Ingen”, Datum gäller – ”Förfallodatum”, Till datum – välj datum, Status – ”Ej betalda”.

2. Markera alla obetalda fakturor i kryssrutorna t v (klicka bort ev krediteringar). Välj sen ”Påminnelse” i scrollistan och klicka ”Utför”. Nu hamnar dessa på sidan Påminnelser.

3. Se till att påminnelseavgift är inställd under Inställningar – Betalningspåminnelser.

På sidan Påminnelser:
4 a) För att se alla påminnelser: filtrera utan att fylla i något så dyker hela listan upp.

4 b) För att skicka påminnelser: markera dem i kryssrutorna t v, välj ”Skriv ut (pdf)” eller ”Skicka med e-post (pdf)”. I båda fallen skapas automatiskt påminnelsejournaler som ligger under Rapporter.

4 c) För att titta på en redan skickad påminnelse måste man skriva ut den på nytt. Obs, då skapas en ny journal.

4 d) För att se om påminnelserna gått iväg: på sidan Försäljning – Påminnelser filtrera fram de som gått iväg genom att välja status ”skickade”. Det skapas också automatiskt en rapportfil av de som skickats, kolla under Rapporter – Påminnelsejournaler.

4 e) Betalda påminnelser hanteras manuellt genom att markera och välja ”märk som betalda”. Detta kontrolleras via Bank/avprickning, t ex med filtrering ”Påminnelsedatum” (= utskicksdatum), dagens datum och status betalda.

På sidan Bank/avprickning:
5 a) Här visas endast hur många påminnelser man skickat, se kolumnen ”Påminnelsedatum”, antal utskick anges som 1 eller 2.

5 b) När en påminnelse markeras som betald på sidan Påminnelser, visas den grön på Bank/avprickning.

Obs!
Påminnelse 1 och 2 ser likadana ut mot kund, det enda som skiljer är datum (= utskicksdatum). Rubriken är ”Betalningspåminnelse” på dem båda. Under ”Inställningar” – ”Mallar” finns ett fält för påminnelsetext, denna text kommer då med på både utskick 1 och 2.